Sin duda alguna el archivista, se convierte en una persona muy importante en la empresa desde el mismo momento en que tiene a su cargo la responsabilidad de salvaguardar el patrimonio cultural y documental de la empresa en la cual trabaja. Esta no es una tarea fácil por esto esta persona debe de cumplir con unos requisitos básicos e imprescindibles para poder laborar en este trabajo.
Esta persona debe garantizar su trabajo y proteger la autenticidad de los documentos que tiene a su cargo, los archivistas deben garantizar el acceso continuo y la intangibilidad de los documentos, además de esto debe tener una ética basada en la lealtad la cual debe resistir cualquier tipo de presión que pretenda manipular evidencias de algún caso o manipular los hechos.
Debe tomar decisiones justa considerando su autoridad para transferir un documento, también promover el acceso más amplio a un documento y ofrecer un buen servicio a todas las personas que necesiten de este.
La persona encargada del archivo debe cuidar la privacidad personal y la seguridad nacional de cada una de las personas que tienen que ver con el entorno y con la información, especialmente en el caso de el cumplimiento de las normas, tiene que respetar la privacidad de los autores y de los individuos que aparecen en los documentos.
El archivista tiene que valorar seleccionar y mantener los documentos archivados dentro de sus contextos históricos, legales y administrativos respetando así el principio de procedencia, preservando y haciendo evidente las relaciones originales de los documentos.
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